Matriz de competencias y habilidades: cómo hacerla, con ejemplos

Es una tabla que cruza a las personas de un equipo, o los puestos, con las competencias y habilidades que el trabajo requiere, y marca el nivel de cada una. Sirve para ver de un vistazo quién puede cubrir a quién, qué capacitación hace falta y qué perfil buscar en la siguiente contratación. En plantas y centros de distribución se le suele llamar matriz de habilidades o de polivalencia.

Las habilidades son técnicas y se pueden comprobar con una tarea: operar un montacargas, hacer una tabla dinámica, facturar en el sistema. Las competencias combinan conocimientos, habilidades y conducta: liderazgo, orientación al cliente, trabajo en equipo. Una buena matriz puede incluir las dos, pero cada una debe tener una definición observable para que dos evaluadores lleguen al mismo nivel.

Usa una escala corta y con definiciones claras. Una muy común es de 0 a 4: 0, no lo conoce; 1, en entrenamiento, lo hace con supervisión; 2, lo hace solo en situaciones normales; 3, lo domina y resuelve problemas; 4, puede enseñarlo a otros. Evita escalas de 1 a 10: nadie sabe explicar la diferencia entre un 6 y un 7.

Primero, lista las competencias y habilidades que de verdad usa el puesto, a partir del perfil de puesto; quédate con ocho a doce. Segundo, define para cada una qué significa cada nivel. Tercero, define el nivel requerido por puesto. Cuarto, evalúa a cada persona con evidencia: observación, una prueba o resultados, no solo la opinión del jefe. Quinto, marca las brechas y conviértelas en un plan de capacitación con fechas. Revísala cada seis meses.

Planear la capacitación del año con datos; armar turnos sabiendo que siempre hay alguien que domina cada operación; identificar a quién preparar para un ascenso; detectar riesgos cuando una sola persona sabe hacer algo crítico; y definir qué debe saber la próxima persona que contrates, para que la vacante cubra la brecha del equipo y no solo el puesto.

La matriz te dice qué le falta al equipo; la contratación es la oportunidad de cubrirlo. Con springhire puedes enviar a los candidatos pruebas de las habilidades que marcan tus brechas, como Excel, atención a clientes o razonamiento numérico, y comparar a todos con el mismo criterio antes de entrevistar.