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Refus de candidature
Objet : votre candidature au poste de
Bonjour ,
Nous vous remercions pour l'intérêt que vous portez à et pour le temps consacré à .
Après étude attentive des candidatures, nous ne donnerons pas une suite favorable à la vôtre : .
Cette décision ne remet pas en cause la qualité de votre parcours. Avec votre accord, nous conserverons vos coordonnées pour vous informer de futures opportunités correspondant à votre profil.
Nous vous souhaitons pleine réussite dans vos recherches.
Bien cordialement,
Exemples prêts à l'emploi
Exemples à copier
Refus après examen du CV
Objet : votre candidature au poste de technicien de maintenance
Bonjour Monsieur Rousseau,
Nous vous remercions pour votre candidature au poste de technicien de maintenance.
Après étude de l'ensemble des candidatures, nous ne pouvons pas y donner une suite favorable : nous recherchons pour ce poste une habilitation électrique que votre dossier ne mentionne pas.
Nous vous souhaitons pleine réussite dans vos recherches.
Bien cordialement,
Service recrutement
Industries Mécaniques de l'Ain
Refus après entretien
Objet : suite à notre entretien
Bonjour Madame Lefort,
Merci encore pour notre échange du 14 octobre et pour l'intérêt que vous portez au poste de chargée de clientèle.
Nous avons rencontré plusieurs profils de grande qualité et avons finalement retenu une candidate disposant d'une expérience plus longue dans le secteur de l'assurance.
Nous avons apprécié votre aisance relationnelle et serions heureux de vous recontacter pour un futur poste, si vous en êtes d'accord. Si vous souhaitez un retour plus détaillé, je reste disponible pour un court appel.
Bien cordialement,
Camille Fournier
Responsable recrutement
Convocation à un entretien d'embauche
Objet : convocation à un entretien pour le poste d'assistant RH
Bonjour Monsieur Garnier,
Votre candidature au poste d'assistant RH a retenu notre attention et nous souhaitons vous rencontrer.
Date : jeudi 23 octobre 2026 à 10 h
Durée : environ 45 minutes
Lieu : 12 rue de la République, 69002 Lyon, 3e étage
Vous rencontrerez : Sophie Martin, responsable RH
À prévoir : une pièce d'identité
Merci de nous confirmer votre présence en répondant à ce mail. En cas d'empêchement, contactez-moi au 04 72 12 34 56.
Bien cordialement,
Lucie Blanc
Chargée de recrutement
Un candidat sans réponse en parle autour de lui et sur les sites d'avis. À l'inverse, une réponse rapide et respectueuse, même négative, renforce votre marque employeur et laisse la porte ouverte : le candidat d'aujourd'hui peut être le bon profil de demain, ou un client. Une réponse courte suffit, à condition d'être personnalisée avec le nom du candidat et le poste.
Quand envoyer la réponse
Le plus tôt possible après la décision. Pour un refus sur CV, dans les jours qui suivent la clôture du tri. Après un entretien, dans le délai que vous avez annoncé au candidat ; si la décision prend plus de temps, envoyez un message d'attente. Pour les finalistes, un appel avant le mail est un vrai signe de respect.
Faut-il donner un motif ?
Ce n'est pas obligatoire. Si vous en donnez un, il doit être objectif et lié au poste, par exemple l'expérience ou une compétence attendue, jamais un critère discriminatoire. Une phrase suffit. Après un entretien, proposez au candidat de le rappeler s'il souhaite un retour plus détaillé.
Conserver le CV : attention au RGPD
Si vous gardez le CV d'un candidat non retenu pour de futurs postes, informez-le et laissez-lui la possibilité de s'y opposer. La CNIL recommande de ne pas conserver les données d'un candidat non retenu au-delà de deux ans après le dernier contact, sauf s'il en a demandé la suppression plus tôt. Supprimez-les si le candidat le demande.
La convocation à l'entretien
Pour les candidats retenus, le mail de convocation doit indiquer le poste, la date et l'heure, la durée, le lieu ou le lien de visioconférence, le nom des personnes présentes, les documents à apporter et un contact en cas d'empêchement. Demandez une confirmation de présence.
Moins de réponses à rédiger
Avec springhire, chaque candidat répond aux questions de prérequis, aux tests et à un entretien vidéo depuis un même lien ; vous recevez les candidats classés selon leurs résultats et pouvez répondre plus vite à tous, avec des décisions fondées sur des éléments concrets.
Aucune règle générale ne l'impose, mais répondre à chaque candidat est une bonne pratique qui protège votre image d'employeur. Une réponse courte et personnalisée suffit.
Ce n'est pas obligatoire. Si vous donnez un motif, il doit être objectif et lié au poste, jamais fondé sur un critère discriminatoire.
La CNIL recommande de ne pas dépasser deux ans après le dernier contact, en informant le candidat et en supprimant ses données s'il le demande.
Le poste, la date, l'heure, la durée, le lieu ou le lien de visioconférence, les personnes présentes, les documents à apporter et un contact en cas d'empêchement.
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